Salah Satu Cara -How to Control Reimbursable Contract

Di kesempatan ini saya ingin membahas bagaimana melakukan controls budget terhadap tipe reimbursable contract Project Management Consultant dari sisi client berdasarkan apa yang telah dan tengah saya lakukan, tentunya pendekatan proses controls untuk kontrak yang setipe bisa bermacam-macam, untuk itu sebelum menentukan strategi control kita, untuk itu sebagai cost engineer pelu membaca :-

  1. Scope of work
  2. Contract Price dan Terms of Payment
  3. dan Project Coordination

 

  1. Scope of Work, memahami scope of work secara keseluruhan tentunya memerlukan proses dan waktu, selama ini yang saya lakukan untuk dapat memahami scope of work dengan cepat adalah dengan membacanya berulang-ulang, diskusi dengan lead kita, project engineer, dan contract specialist

 

  1. Contract Price dan Terms of Payment, memahami contract price menurut saya sama rumitnya dengan memahami scope of work, disini peran sentral kita sebagai cost engineer sebagai filter pertama yang membolehkan claim as per contract ditagihkan ke client, di dalam clausul term of payment kita bisa melihat secara jelas apa-apa saja yang bisa ditagihkan sesuai contract, apa saja yang include di rates, dan bagaimana rates terdevelop (komponen-komponennya) Untuk tipe contract project management/engineering, biasanya komponen contract price meliputi Cost untuk personnel yg bekerja, cost untuk kantor dan cost untuk other expense in support to scope of work

 

  1. Project Coordination, agar kontraktor dapat menagihkan claim ke client diperlukan mekanisme yang sesuai dengan kontrak biasanya ini diatur didalam sction project coordination, mekanisme disini biasanya meliputi bagaimana rate personnel bisa disetujui, berdasarkan pengalaman saya client akan memberikan persetujuan tertulis dalam sebuah form approval, sebelum proses approval ini terjadi diperlukan review untuk menentukan rate yang diajukan untuk personnel, dalam melakukan proses review kita perlu melihat bagaimana kategori personnel yang diajukan masuk dan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan dalam contract (grade, year of experience dan background check), untuk posisi-posisi Key Personnel biasanya diperlukan interview sebelum persetujuan diberikan. Mekanisme berikutnya adalah bagaimana waktu yang telah di keluarkan oleh kontraktor personnel bisa ditagihkan, tentunya diperlukan suatu form yang biasanya disebut timesheet sebagai bukti bahwa personnel kontraktor telah bekerja dan telah melakukan pekerjaannya, sebagai cost engineer kita akan memerlukan support dari team (engineering) untuk memastikan waktu yang telah di spent oleh kontraktor adalah productive dan sesuai dengan progress yang sedang berlangsung, kerjasama antar project control juga diperlukan untuk memastikan document atau deliverables at certain period telah tercapai, kemudian kualitas deliverables tersebut juga telah memenuhi standard yang diinginkan oleh client, pada dasarnya waktu yg telah dikonsumsi oleh kontraktor idealnya adalah waktu yg produktif dan dapat dipertanggung jawabkan

 

Kemudian untuk implementasinya, kita memerlukan beberapa tools agar dapat menciptakan frame baseline control :-

  • Personnel Approval Register
  • Mobilisation Plan
  • Timesheet Register
  • Initial Budget vs Mobilisation Plan

 

  • Personnel Approval Register

Berikut contoh ilustrasi dari Personnel Approval Register, tentunya informasi-informasi yang diperluykan disesuikan dengan kebutuhan

 

  • Mobilisation Plan

Sebelum memulai pekerjaan tentunya kontraktor memiliki rencana mobilisasi personnel yang disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan selama durasi kontrak, dan rencana ini biasa disebut sebagai mobilization plan, plan/rencana ini akan diajukan oleh kontraktor untuk company approval, mengingat tipe kontrak ini reimbursable, maka kita sebagai client perlu untuk memperhatikan kembali basis budget ketika kontrak di award sehingga kita dapat mengetahui baseline dari kontrak tersebut

Berikut adalah ilustrasi dari mobilization plan register dalam satuan man-month, secara detail bisa dikembangkan kedalam satuan hours sehingga kita dapat mengequantify mobilisation plan kontraktor ke dalam bentuk total estimasi cost

  • Timesheet register

Timesheet register sendiri juga bentuknya variatif dan dapat di design sesuai dengan kebutuhan, informasi minimum yang diperlukan menurut saya adalaha Nama, Employee ID, Jam kerja, Tanggal dan Minggu bekerja, Deskripsi pekerjaan dan approval signature baik submission oleh kontraktor dan oleh pihak client

  • Budget vs Mobilisation Plan

Kemudian setelah data budget dan mobilisation plan didapat, hal yang dapat dilakukan setelah itu adalah mentranslate data-data tersebut kedalam suatu graph sehingga kita dapat mengetahui gambaran berapakah budget awal vs dengan cost dari estimasi mobilisation plan. Dan setelah itu juga kita dapat menambahkan histogram actual sebagai tracking point

You may also like...

Leave a Reply

%d bloggers like this: